5 اشتباه پرهزینه در ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان

و روش جلوگیری از آن‌ها با نرم‌افزار مالی‌یار

ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان، یکی از مهم‌ترین وظایف هر کسب‌وکار در سال 1404 است.
اما تجربه نشان داده بسیاری از مودیان به دلیل اشتباهات ساده ولی تکرارشونده، با مشکلاتی مثل رد شدن فاکتور، جریمه مالیاتی یا مغایرت اطلاعات روبه‌رو می‌شوند.

در این مقاله از وبلاگ مالی‌یار، به 5 اشتباه پرهزینه و رایج در ارسال صورتحساب‌ها می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم چگونه می‌توان به‌سادگی از آن‌ها جلوگیری کرد.

1. ارسال فاکتور بدون صحت‌سنجی شناسه کالا و خدمت

یکی از پرتکرارترین دلایل رد صورتحساب در سامانه مودیان، اشتباه در شناسه کالا یا خدمت است.

گاهی کاربران شناسه‌ای وارد می‌کنند که یا در سامانه دارایی ثبت نشده، یا به‌صورت ناقص و قدیمی در نرم‌افزار ذخیره شده است.

🔹 هزینه پنهان: فاکتور رد می‌شود و نیاز به ویرایش و ارسال مجدد دارد، که زمان و نیروی انسانی را تلف می‌کند.

🔹 راه‌حل در مالی‌یار: ماژول شناسه کالا در مالی‌یار، قبل از ارسال فاکتور به دارایی، شناسه‌ها را به‌صورت خودکار اعتبارسنجی می‌کند و در صورت مغایرت، هشدار دقیق نمایش می‌دهد.

2. مغایرت در اطلاعات خریدار و فروشنده

برخی فاکتورها به‌دلیل مغایرت بین اطلاعات مودی (کد اقتصادی، شماره ملی، شناسه ملی) رد می‌شوند.
حتی اشتباه در وارد کردن نوع شخص (حقیقی یا حقوقی) می‌تواند باعث رد کامل فاکتور شود.

🔹 هزینه پنهان: تأخیر در تأیید صورتحساب، ایجاد سابقه خطا و گاهی از بین رفتن اعتبار مالیاتی.
🔹 راه‌حل در مالی‌یار: هنگام ثبت فاکتور، سیستم به‌صورت هوشمند، اطلاعات مودی را از پایگاه داده مرکزی بررسی می‌کند و نوع شخص را به‌طور خودکار تنظیم می‌کند.

3. ثبت فاکتور با تاریخ نادرست یا خارج از بازه مجاز

تاریخ صدور فاکتور باید در محدوده زمانی مشخصی پس از انجام معامله باشد.
بسیاری از کاربران به‌دلیل تأخیر در ثبت یا ارسال گروهی فاکتورها، دچار خطای «تاریخ نامعتبر» می‌شوند.

🔹 هزینه پنهان: رد فاکتور، نیاز به اصلاحات دستی، و در صورت تکرار، اخطار از سامانه مودیان.
🔹 راه‌حل در مالی‌یار: سیستم به‌صورت خودکار بازه مجاز ارسال را کنترل کرده و در صورت عبور از محدوده، هشدار می‌دهد یا ارسال را متوقف می‌کند تا از خطا جلوگیری شود.

4. ارسال تکراری یا چندباره صورتحساب الکترونیکی

یکی از اشتباهات خطرناک و پُرهزینه، ارسال تکراری فاکتورها به سامانه مودیان است.
این اتفاق معمولاً زمانی می‌افتد که کاربر بعد از دریافت خطا یا تأخیر از سامانه، دوباره روی دکمه‌ی ارسال کلیک می‌کند — در حالی که فاکتور قبلاً با موفقیت ارسال شده است.

نتیجه؟
دو یا چند نسخه از همان صورتحساب در سامانه ثبت می‌شود، و اگر فاکتور مرجع یا اصلاحی به آن وصل شود، کل زنجیره مغایرت پیدا می‌کند.

🔹 هزینه پنهان: مغایرت در کارپوشه مودیان، گزارش فروش نادرست، دردسر در مغایرت‌گیری و احتمال نیاز به ابطال یکی از فاکتورها.
🔹 راه‌حل در مالی‌یار: سیستم مالی‌یار پیش از هر ارسال، شناسه یکتای صورتحساب را کنترل می‌کند.
اگر فاکتور قبلاً ثبت شده باشد، از ارسال مجدد جلوگیری می‌کند و وضعیت واقعی آن را از سامانه مودیان به‌صورت لحظه‌ای نمایش می‌دهد.

5. عدم کنترل وضعیت نهایی فاکتورها پس از ارسال

بسیاری از کاربران پس از ارسال فاکتور، دیگر وضعیت آن را بررسی نمی‌کنند.
درحالی‌که ممکن است فاکتور «در انتظار واکنش»، «ردشده» یا حتی «عدم عدول» باشد.

🔹 هزینه پنهان: انباشت فاکتورهای نامعتبر در سامانه، مغایرت در گزارشات فروش، و از بین رفتن نظم حسابداری.
🔹 راه‌حل در مالی‌یار: بخش «پیگیری وضعیت صورتحساب» به‌طور خودکار هر چند دقیقه وضعیت فاکتورها را از سامانه مودیان به‌روزرسانی کرده و در صورت خطا یا رد شدن، اعلان می‌فرستد.

اشتباه در ارسال صورتحساب الکترونیکی فقط یک خطای فنی نیست —
بلکه می‌تواند باعث جریمه مالیاتی، تأخیر در تأیید فاکتورها و کاهش اعتبار مالی کسب‌وکار شما شود.

با استفاده از نرم‌افزار مالی‌یار، تمام مراحل از ثبت فاکتور تا بررسی، صحت‌سنجی و ارسال نهایی به‌صورت هوشمند انجام می‌شود تا احتمال خطا به حداقل برسد.

برای مشاوره رایگان تماس بگیرید