راهنمای بخش کالا و خدمات
افزودن کالا و خدمات
این بخش به‌منظور ثبت و مدیریت اطلاعات پایه کالاها و خدمات طراحی شده است. کاربران می‌توانند مشخصات دقیق کالا یا خدمت را یک‌بار وارد کرده و در تمامی صورتحساب‌ها از آن استفاده نمایند. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از ورود تکراری اطلاعات می‌شود.
برای ثبت کالا: اطلاعاتی مانند عنوان کالا، گروه کالا، واحد اندازه‌گیری، شناسه کالا، نوع شناسه (اختصاصی یا استاندارد) وارد می‌شود. وضعیت مشمول بودن نسبت به مالیات بر ارزش افزوده نیز تعیین شده و در صورت مشمول بودن، نرخ مالیات و سایر عوارض به صورت درصدی ثبت می‌گردد. همچنین فیلدهای اختیاری مانند کد کالا در سیستم حسابداری و عنوان لاتین نیز قابل درج هستند.
برای ثبت خدمت: فرایند مشابهی اجرا می‌شود. کاربر باید عنوان خدمت، گروه، شناسه و نوع شناسه، وضعیت مشمول بودن مالیاتی، نرخ مالیات و سایر عوارض را ثبت نماید. درج کد حسابداری و عنوان لاتین نیز اختیاری است.
لیست کالا و خدمات
این بخش نمای جامعی از تمامی کالاها و خدمات ثبت‌شده را به کاربران ارائه می‌دهد. اطلاعات این بخش از ثبت‌های قبلی استخراج می‌شوند و در زمان صدور صورتحساب، قابل انتخاب سریع هستند.
جدول لیست شامل فیلدهایی نظیر عنوان، دسته‌بندی، کد و شناسه کالا یا خدمت، کد حسابداری، واحد، وضعیت مالیاتی، نرخ مالیات و عوارض، وضعیت فعال/غیرفعال، تاریخ ایجاد می‌باشد.
همچنین قابلیت مغایرت‌گیری ایران‌کد یا مالیات بر ارزش افزوده برای کالاها نیز فراهم شده است تا دقت اطلاعات تضمین شود.
ورود کالا یا خدمت از طریق اکسل
برای کسب‌وکارهایی که با تعداد زیادی کالا یا خدمت کار می‌کنند، امکان وارد کردن اطلاعات به‌صورت گروهی از طریق فایل اکسل فراهم شده است.
ابتدا باید فایل نمونه ساختار استاندارد از سامانه دریافت و اطلاعات را مطابق با ستون‌های آن تکمیل کنید. فیلدهایی نظیر عنوان، کد، شناسه، گروه‌بندی، واحد، مشمول بودن، نرخ مالیات و عوارض و فیلدهای اختیاری دیگر در این فایل وجود دارد.
سپس فایل را بارگذاری کرده و در صورت صحت اطلاعات، سامانه به‌صورت خودکار آن‌ها را ثبت می‌کند. در صورت وجود خطا، پیام خطا نمایش داده شده و فایل باید اصلاح شود.
گروه کالا و خدمات
کاربران می‌توانند گروه‌های مشخصی برای دسته‌بندی کالاها و خدمات تعریف کنند. این دسته‌بندی‌ها روند انتخاب، جست‌وجو و تحلیل اطلاعات را بسیار ساده‌تر می‌سازند.
فیلدهای این بخش شامل نام گروه، نام لاتین (اختیاری)، تاریخ ایجاد، وضعیت فعال/غیرفعال می‌باشد. گروه‌های فعال در زمان ثبت کالا و خدمت قابل انتخاب هستند.
تعریف گروه‌ها به ایجاد ساختار حرفه‌ای در اطلاعات فروش و گزارش‌گیری بهتر کمک شایانی می‌کند.
